6 Sigma phương pháp cải tiến quy trình kinh doanh và quản lý chất lượng

6 Sigma phương pháp cải tiến quy trình kinh doanh và quản lý chất lượng

6 Sigma là một hệ thống quản lý và cải tiến chất lượng được nhiều doanh nghiệp áp dụng và mang lại hiệu quả to lớn. Hãy cùng Alphavina tìm hiểu về lý thuyết, nguyên tắc, ý nghĩa cũng như ứng dụng của phương pháp 6 Sigma ngay trong bài viết dưới đây.

Lý thuyết phương pháp 6 Sigma

Có rất nhiều định nghĩa được đưa ra cho phương pháp 6 Sigma:

Bob Galvin – Giám đốc điều hành hãng Motorola định nghĩa: “6 Sigma là một phương pháp khoa học tập trung vào việc thực hiện một cách phù hợp và có hiệu quả các kỹ thuật và nguyên tắc quản lý chất lượng đã được thừa nhận. Tổng hợp các yếu tố có ảnh hưởng đến kết quả công việc, 6 Sigma tập trung vào việc làm thế nào để thực hiện công việc mà không (hay gần như không) có sai lỗi hay khuyết tật.”

Hiệp hội Chất lượng Mỹ (AQC) định nghĩa: “6 Sigma là một hệ thống linh hoạt và toàn diện để thực hiện, duy trì và tối đa hóa sự thành công trong kinh doanh. 6 Sigma là hệ thống được tiến hành bởi sự hiểu biết kỹ lưỡng về các nhu cầu của khách hàng, sử dụng các cơ sở lập luận, số liệu, các phân tích thống kê và chú trọng vào quản lý, cải tiến, thiết kế lại các quá trình kinh doanh.”

Tổ chức quốc tế về Tiêu chuẩn hóa (ISO) định nghĩa: “6 Sigma là một phương pháp tiếp cận cải tiến hoạt động kinh doanh dựa trên thống kê nhằm tìm kiếm và loại bỏ các khuyết tật và nguyên nhân của chúng từ các quá trình của một tổ chức, tập trung vào kết quả đầu ra quan trọng cho khách hàng.”

Mặc dù có nhiều định nghĩa nhưng chỉ khác nhau về cách diễn đạt. Nói một cách dễ hiểu, 6 Sigma là một hệ phương pháp cải tiến quy trình và quản lý chất lượng bằng cách dựa trên thống kê để tìm ra lỗi, xác định nguyên nhân của lỗi và xử lý lỗi nhằm tăng độ chính xác của quy trình.

Khi áp dụng phương pháp 6 Sigma, doanh nghiệp sẽ thống kê số lỗi phát sinh trong quy trình, đưa ra hướng khắc phục, sửa chữa đến khi tỷ lệ lỗi giảm đến mức cho phép. Thay vì tập trung xử lý sản phẩm lỗi, doanh nghiệp cần chú ý cải thiện quy trình sản xuất để giảm thiểu rủi ro, từ đó tạo lập sự ổn định xuyên suốt trong quy trình sản xuất, kinh doanh.

Quy trình 6 Sigma chia thành 6 cấp độ tương ứng với các tỉ lệ lỗi sai như sau:

• Một Sigma: 690.000 lỗi/ 1 triệu sản phẩm
• Hai Sigma: 308.000 lỗi/ 1 triệu sản phẩm
• Ba Sigma: 66.800 lỗi/ 1 triệu sản phẩm
• Bốn Sigma: 6.210 lỗi/ 1 triệu sản phẩm
• Năm Sigma: 230 lỗi/ 1 triệu sản phẩm
• Sáu Sigma: 3,4 lỗi/ 1 triệu sản phẩm

Hệ phương pháp 6 Sigma đạt chuẩn khi quy trình đạt đến tỉ lệ 3,4 lỗi/ 1 triệu sản phẩm.

Ý nghĩa của phương pháp 6 Sigma

• Giảm thiểu lãng phí, tối ưu chi phí sản xuất cho doanh nghiệp: 6 Sigma hướng tới giảm tỉ lệ lỗi hỏng, giúp loại bỏ những lãng phí về nguyên vật liệu và sử dụng nhân công kém hiệu quả tạo ra sản phẩm lỗi. Quy trình sản xuất liên tục được cải tiến và tối ưu, giúp tiết kiệm cả thời gian, nhân lực và chi phí.
• Nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ: Quy trình luôn được cải tiến và loại bỏ các nguyên nhân gây ra lỗi hỏng, từ đó kiểm soát được chất lượng sản phẩm, dịch vụ và không ngừng nâng cao để đáp ứng các yêu cầu ngày càng phong phú, khắt khe của thị trường.
• Tăng sự tin cậy, nâng cao trải nghiệm của khách hàng: Công cụ 6 Sigma giúp quản lý chất lượng sản phẩm tốt hơn, đáp ứng nhu cầu, thị hiếu của khách hàng và giúp khách hàng ngày càng hài lòng hơn.
• Xây dựng văn hóa doanh nghiệp hiệu quả, giải quyết các vấn đề một cách khoa học và hợp lý: 6 Sigma giúp xây dựng một quy trình bài bản, phân định rõ ràng công việc, trách nhiệm, sử dụng các phương pháp đo lường, đánh gái minh bạch. Từ đó dễ dàng quản lý, định hướng nhân viên, gắn kết nhân viên với doanh nghiệp.

Nguyên tắc của phương pháp 6 Sigma

• Lấy khách hàng làm trọng tâm

6 Sigma tập trung và nhu cầu, sự kỳ vọng của khách hàng để đưa ra sự thay đổi, cải tiến trong quy trình sản xuất hay kinh doanh.

• Quản trị theo cách chủ động

6 Sigma chú trọng vào việc chủ động ngăn ngừa và loại bỏ các lỗi sai, thay vì khi có các sản phẩm lỗi mới thụ động khắc phục, xử lý.

• Đề cao yếu tố dữ liệu và dữ kiện

6 Sigma không dựa trên phỏng đoán mà cần có sự đo lường chính xác. Doanh nghiệp cần xác định những dữ liệu thực sự cần thiết và áp dụng nó vào phương pháp 6 Sigma sao cho hiệu quả nhất. 

• Cộng tác không giới hạn

Việc triển khai 6 Sigma cần tuân theo nguyên tắc không rào cản giữa các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp để tạo ra quy trình hoàn thiện từ đầu đến cuối. Các cơ hội được tạo ra từ việc cải thiện sự hợp tác trong công ty và với khách hàng, đối tác là rất lớn.

• Hướng đến mức độ hoàn thiện nhưng vẫn cho phép sai lầm

Mức độ sai lệch của 6 Sigma là 3,4 lỗi trên 1 triệu sản phẩm. Các giải pháp cải tiến đều được phép mắc sai lầm, nhưng hậu quả của chúng cần được giới hạn và doanh nghiệp cần rút kinh nghiệm từ đó để ngày một hoàn thiện hơn.

Triển khai 6 Sigma tại các doanh nghiệp

Quy trình triển khai 6 Sigma tại các doanh nghiệp bao gồm 5 bước DMAIC:

• D – Define (Xác định): Doanh nghiệp cần nhận định về đối tượng khách hàng và các yêu cầu chất lượng cho sản phẩm, dịch vụ. Từ đó xác định khu vực kinh doanh trọng điểm cần áp dụng hệ phương pháp 6 Sigma.
• M – Measure (Đo lường): Thu thập dữ liệu, đánh giá và nhận dạng các vấn đề phát sinh để tìm ra nguyên nhân của các lỗi mắc phải.
• A – Analyze (Phân tích): Xác định khoảng cách giữa công việc hiện tại và mục tiêu đề ra, đưa ra các giải pháp tạo cơ hội cho doanh nghiệp.
• I – Improve (Cải tiến): Triển khai thực hiện những phương án đã đề ra, theo dõi sát sao để kịp thời đưa ra quyết định bổ sung và có giải pháp thay đổi khi cần thiết.
• C – Control (Kiểm soát): Giám sát và kiểm soát mục tiêu ban đầu để tránh đi lệch định hướng và mắc lại lỗi sai.

Để thực hiện quá trình trên cần sự hỗ trợ của các công cụ 6 Sigma phổ biến sau:

• 5 Why: Đào sâu để phát hiện các nguyên nhân sâu xa, gốc rễ của khuyết tật trong một sản phẩm hay quy trình, phá vỡ các mặc định sai lầm trước đó.
• Kiểm soát quy trình thống kê SPC (Statistical Process Control): Đo lường và kiểm soát chất lượng bằng việc giám sát quy trình sản xuất, tổng hợp dữ liệu dưới dạng biểu đồ kiểm soát. Bằng việc theo dõi chặt chẽ quy trình có thể phát hiện sớm các vấn đề, điểm yếu trong quy trình sản xuất, kinh doanh.
• Phân tích sai phạm (ANOVA – Analysis of Variation): Đây là một kỹ thuật thống kê giúp xác định vấn đề và các nguyên nhân gốc rễ.
• Phân tích hồi quy (Regression and correlation analysis): Xác định mối quan hệ giữa các yếu tố đầu vào và đầu ra của quy trình.

Quy trình 6 Sigma phù hợp với cả các tổ chức nhỏ mới bắt đầu xây dựng đến các tập đoàn lớn, không chỉ trong các doanh nghiệp sản xuất mà còn có thể áp dụng trong các hoạt động quản lý, tài chính, dịch vụ, tiếp thị, hậu cần, công nghệ thông tin. Ở Việt Nam, phương pháp 6 Sigma không còn xa lạ. Minh chứng tiêu biểu nhất là công ty Ford Việt Nam đã tiết kiệm 1.2 triệu USD nhờ áp dụng 6 Sigma sau 7 năm thực hiện, chỉ số hài lòng của khách hàng ở mức trên 90% mỗi năm.

Bài viết trên đây của Alphavina đã cung cấp những thông tin cơ bản nhất về phương pháp 6 Sigma. Các doanh nghiệp hoàn toàn có thể áp dụng phương pháp này để tăng hiệu quả quản lý và chất lượng sản phẩm, dịch vụ. Chúc các bạn áp dụng hiệu quả 6 Sigma và đạt được mục tiêu của mình. 

Thông tin liên hệ:

CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ ALPHA VIỆT NAM

Địa chỉ: Số 01-LK31, TDP Quang Minh, Phường Dương Nội, Quận Hà Đông, Thành phố Hà Nội

Văn phòng giao dịch: Số 9, Tổ Dân Phố Chợ, Phường Đại Mỗ, Quận Nam Từ Liêm, Thành phố Hà Nội

Số điện thoại: 0929640863

Tel:(+84)2438399555

Email: info@alphavina.com