Triết lý KAIZEN cho doanh nghiệp sản xuất thiết bị
là một triết lý kinh doanh nổi tiếng của người Nhật đã được nhiều doanh nghiệp trên khắp thế giới áp dụng. Hãy cùng Alphavina tìm hiểu KAIZEN là gì, những lợi ích và ứng dụng của nó cho doanh nghiệp sản xuất thiết bị.
KAIZEN là gì?
Kaizen là triết lý kinh doanh nổi tiếng của người Nhật. Tên của nó được ghép từ hai từ trong tiếng Nhật: “kai” có nghĩa là liên tục, “zen” có nghĩa là cải tiến. Kaizen chính là sự cải tiến không ngừng nghỉ (thuật ngữ tiếng Anh là ongoing improvement). Theo Từ điển “The New Shorter Oxford English Dictionary” (1993), Kaizen được định nghĩa là “sự cải tiến liên tục quá trình làm việc, nâng cao năng suất… như một triết lý kinh doanh.”
Phương pháp Kaizen khuyến khích tất cả các nhân viên đều đóng góp, đưa ra những đề xuất, cải tiến để nâng cao năng suất, hiệu quả công việc. Những ý tưởng, cải tiến nhỏ có thể mang lại thành quả lớn trong tương lai. Kaizen tập trung vào tìm ra và giải quyết vấn đề ngay từ gốc, duy trì liên tục để mang lại hiệu quả lâu dài. Vì vậy Kaizen cần sự tham gia của tất cả mọi người, từ nhân viên đến cả các cấp quản lý với tinh thần “bất cứ cái gì cũng có thể cải tiến được”.
Ban đầu, Kaizen chủ yếu được áp dụng trong các doanh nghiệp sản xuất tại Nhật Bản như Honda, Suzuki, Toyota, Canon… Sau này, Kaizen dần được áp dụng rộng rãi tại nhiều quốc gia trên thế giới trong đó có Việt Nam, không chỉ trong lĩnh vực sản xuất thiết bị mà còn nhiều lĩnh vực khác nhau như dịch vụ, kinh doanh, công nghệ…
Mười nguyên tắc của KAIZEN
Việc triển khai Kaizen ở nhiều lĩnh vực, quy mô, môi trường khác nhau đều tuân theo 10 nguyên tắc bất biến.
- Luôn tập trung vào lợi ích của khách hàng:
Kaizen hướng tới mục đích cải tiến và quản trị chất lượng sản phẩm, gia tăng lợi ích mà sản phẩm mang lại đồng thời loại bỏ tất cả những hoạt động không phục vụ người dùng cuối. Các sản phẩm, dịch vụ cần được định hướng theo thị trường, đáp ứng đúng nhu cầu của khách hàng.
- Không ngừng cải tiến:
Nhu cầu của khách hàng về mẫu mã, chi phí, tiêu chuẩn kỹ thuật của sản phẩm, dịch vụ không ngừng nâng cao. Vì vậy doanh nghiệp cần cải tiến liên tục để phù hợp với thị hiếu và túi tiền của khách hàng.
- Xây dựng văn hóa không đổ lỗi:
Mỗi cá nhân cần phải chịu trách nhiệm về nhiệm vụ được giao, trong trường hợp mắc sai lầm cần quy trách nhiệm đúng đắn. Tập thể cần phát huy năng lực của mỗi thành viên, cùng nhau sửa lỗi để hoàn thiện sản phẩm, dịch vụ tốt nhất có thể, nâng cao uy tín trên thị trường.
- Thúc đẩy môi trường văn hóa mở:
Nhà quản lý cần xây dựng hệ thống quản lý nội bộ và các kênh thông tin trong toàn công ty, hỗ trợ nhân viên chia sẻ và trao đổi kinh nghiệm giữa đồng nghiệp với nhau, giữa các bộ phận, giữa nhân viên và lãnh đạo. Trong một môi trường cởi mở thì nhân viên dám nhìn thẳng vào sai sót, chỉ ra các điểm yếu và yêu cầu đồng nghiệp, cấp trên giúp đỡ.
- Khuyến khích làm việc nhóm (teamwork):
Với Kaizen, doanh nghiệp xây dựng cấu trúc theo định hướng tạo dựng các nhóm làm việc hiệu quả. Trưởng nhóm là người bao quát, nắm rõ nhiệm vụ, phân công sắp xếp các thành viên dựa trên năng lực của từng người để phối hợp và triển khai hiệu quả.
- Quản lý theo chức năng chéo:
Kết hợp nhiều bộ phận chức năng trong cùng dự án, tận dụng nguồn nhân lực từ các bộ phận, phòng ban trong công ty và cả nguồn lực bên ngoài.
- Tạo lập các mối quan hệ đúng đắn:
Đầu tư cho các chương trình đào tạo kỹ năng giao tiếp cho nhân viên, khóa đào tạo cho những người quản lý, xây dựng văn hóa tập thể tốt để tạo niềm tin, lòng trung thành và cam kết làm việc lâu dài của nhân viên.
- Rèn luyện ý thức kỷ luật, tự giác:
Ý thức kỷ luật hình thành một cách tự nhiên, tự nguyện để nhân viên luôn cảm thấy thoải mái, phát huy đầy đủ năng lực, sức mạnh bên trong của mỗi người, kiềm chế cá tính của bản thân, đặt lợi ích của đội nhóm, doanh nghiệp lên đầu.
- Thông tin đến mọi nhân viên:
Thông tin từ quản lý, cấp trên cần kịp thời, chính xác, đầy đủ, đúng đối tượng. Từ đó nhân viên mới có thể hiểu được yêu cầu, mục tiêu và triển khai phù hợp để đạt kết quả cao nhất.
- Thúc đẩy năng suất và hiệu quả:
Kết hợp nhiều biện pháp như phân quyền cụ thể, đào tạo đa kỹ năng, khuyến khích và tạo ra động cơ làm việc, phát huy khả năng làm việc chủ động, khen thưởng kịp thời…
Lợi ích của việc áp dụng KAIZEN
Kaizen mang lại rất nhiều lợi ích, cả hữu hình và vô hình cho doanh nghiệp.
- Tích lũy những sáng tạo, cải tiến nhỏ trong một thời gian dài để tạo nên những kết quả to lớn đáng kể.
- Phát hiện những vấn đề tại nguồn và giải quyết chúng ngay lập tức.
- Sử dụng tốt hơn nguồn lao động, thúc đẩy tinh thần làm việc, sự sáng tạo, tinh thần gắn kết nội bộ.
- Xây dựng văn hóa doanh nghiệp bền vững với thói quen tiết kiệm, hiệu quả trong từng chi tiết.
- Nâng cao năng suất, giảm sự lãng phí trong từng khâu.
Ứng dụng của triết lý KAIZEN cho doanh nghiệp sản xuất thiết bị tại Việt Nam
Quy trình thực hiện Kaizen là một vòng tròn khép kín lặp lại liên tục: Plan (kế hoạch) – Do (thực hiện) – Check (đánh giá) – Act (điều chỉnh, cải tiến).
Bước 1: Xác định mục tiêu
Để ứng dụng triết lý Kaizen cho doanh nghiệp sản xuất thiết bị tại Việt Nam, Đầu tiên cần hiểu rõ về triết lý này, nắm được thực trạng của doanh nghiệp và xác định mục tiêu Kaizen. Kaizen không tốn nhiều chi phí nhưng lại đòi hỏi nỗ lực dài hạn của từng cá nhân từ cấp nhân viên tới cấp quản lý. Cần xác định rõ quy mô, mục tiêu trước khi thực hiện, có thể bắt đầu từ một đội nhóm, phòng ban nhất định rồi tiến tới mở rộng ra toàn doanh nghiệp.
Bước 2: Áp dụng Kaizen, tuân thủ đầy đủ các nguyên tắc.
Có rất nhiều công cụ hỗ trợ doanh nghiệp sản xuất thiết bị thực hiện Kaizen, đó là:
- 5S (Sàng lọc – Sắp xếp – Sạch sẽ – Săn sóc – Sẵn sàng): 5S là nền tảng cơ bản để thực hiện Kaizen, giúp quản lý, sắp xếp nơi làm việc, đề cao ý thức tự giác của mỗi nhân viên.
- KSS (Kaizen Suggestion System): Hệ thống khuyến nghị Kaizen đưa ra các phần thưởng về kinh tế để nâng cao tinh thần hoạt động tích cực của nhân viên.
- QCC (Quality Control Circle): Nhóm chất lượng nâng cao các hoạt động kiểm soát chất lượng, xây dựng nền văn hóa cho doanh nghiệp dựa trên yếu tố con người.
- JIT (Just In Time): Sản xuất tức thời, giúp kiểm soát lượng hàng hóa sản xuất và tồn kho, giảm lãng phí trong quá trình sản xuất.
- 7 QC Tool (7 Basic Quality Control Tools): 7 công cụ bao gồm: thu thập và phân tích dữ liệu, phiếu kiểm tra, biểu đồ nhân quả, biểu đồ Pareto, biểu đồ phân bố, biểu đồ phân tán, biểu đồ kiểm soát. Đây là căn cứ không thể thiếu để đưa ra các quyết định, đạt mục tiêu chất lượng toàn diện.
Bước 3: Phân tích kết quả thực hiện giải pháp.
Sau khi thực hiện Kaizen cần đánh giá hiệu quả của nó so với hiện trạng ban đầu. Việc phân tích, đánh giá kết quả thường xuyên sẽ giúp nhận ra những điểm còn thiếu sót của giải pháp hoặc những yếu tố có thể làm tốt hơn. Tiếp tục sửa đổi những sai sót để hoàn thiện Kaizen.
Bước 4: Chuẩn hóa chu trình Kaizen và tiếp tục thực hiện
Duy trì áp dụng Kaizen để xác định các vấn đề mới và tiếp tục đưa ra giải pháp.
Trong thực tế nhiều doanh nghiệp sản xuất thiết bị vẫn gặp khó khăn khi triển khai Kaizen. Kaizen cần thời gian dài, nỗ lực của tất cả mọi người. Không nên đòi hỏi sự đổi mới, hiệu quả ngay lập tức mà kết quả của Kaizen diễn ra một cách từ từ nhưng rất bền vững. Cần đảm bảo tuân thủ 10 nguyên tắc cơ bản của Kaizen, khi các nguyên tắc bị vi phạm thì khả năng thất bại của Kaizen là rất lớn.
Bài viết trên đây của Alphavina mong rằng đã cung cấp những thông tin hữu ích về triết lý Kaizen. Tin chắc rằng nếu áp dụng đúng đắn, đầy đủ các nguyên tắc của Kaizen, nó sẽ mang lại những lợi ích không nhỏ, không chỉ cho doanh nghiệp sản xuất thiết bị mà còn nhiều lĩnh vực trong cuộc sống.
Thông tin liên hệ:
CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ ALPHA VIỆT NAM
Địa chỉ: Số 01-LK31, TDP Quang Minh, Phường Dương Nội, Quận Hà Đông, Thành phố Hà Nội
Văn phòng giao dịch: Số 9, Tổ Dân Phố Chợ, Phường Đại Mỗ, Quận Nam Từ Liêm, Thành phố Hà Nội
Số điện thoại: 0929640863
Tel:(+84)2438399555
Email: info@alphavina.com
