Chứng nhận ISO, tầm quan trọng của ISO tại doanh nghiệp sản xuất
ISO là bộ tiêu chuẩn phổ biến nhất trên toàn thế giới và có ý nghĩa quan trọng đối với cả doanh nghiệp sản xuất lẫn khách hàng. Trong bài viết dưới đây, Alphavina sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về chứng nhận ISO và quy trình đăng ký chứng nhận ISO 9001 cho doanh nghiệp sản xuất tại Việt Nam.
Khái niệm ISO
ISO là viết tắt của Tổ chức Quốc tế về tiêu chuẩn hóa (International Organization for Standardization) được thành lập vào năm 1946 và chính thức hoạt động vào ngày 23/2/1947 nhằm xây dựng các tiêu chuẩn về sản xuất, thương mại và thông tin được áp dụng trên toàn thế giới. Trụ sở của ISO đặt tại Geneva (Thụy Sĩ), có thành viên là các cơ quan tiêu chuẩn Quốc gia của hơn 160 nước.
Tất cả các tiêu chuẩn ISO đặt ra đều có tính chất tự nguyện, nhằm mục đích tạo điều kiện cho các hoạt động trao đổi hàng hóa, dịch vụ trên toàn cầu trở nên dễ dàng, hiệu quả hơn. ISO tiếp nhận tư liệu từ Chính phủ các ngành và các bên liên quan rồi ban hành một dự thảo tiêu chuẩn. Khi tiêu chuẩn dự thảo được các nước thành viên chấp thuận thì nó được công bố là một Tiêu chuẩn Quốc tế.
Tại Việt Nam, tổ chức tiêu chuẩn hóa là Tổng cục Tiêu chuẩn – Đo lường – Chất lượng, thuộc Bộ Khoa học – Công nghệ và Môi trường. Các tiêu chuẩn ISO được chuyển thành tiếng Việt và ban hành với tên gọi Tiêu chuẩn Việt Nam (TCVN).
Phân loại bộ danh mục tiêu chuẩn ISO
Tính đến nay hiện có khoảng 20.000 tiêu chuẩn chất lượng trên tất cả các lĩnh vực nhưng có thể phân theo các bộ danh mục chính như sau:
- Bộ tiêu chuẩn ISO 9001: Hệ thống quản lý chất lượng (QMS)
Nội dung chủ yếu của ISO 9001 bao gồm những nguyên tắc, yêu cầu cơ bản tập trung vào việc nâng cao hiệu quả hoạt động của các quy trình để đạt mục tiêu mong muốn, thỏa mãn được yêu cầu của khách hàng và các bên liên quan.
- Bộ tiêu chuẩn ISO 14001: Hệ thống quản lý môi trường
Tiêu chuẩn ISO 14001 giúp các doanh nghiệp, tổ chức xác định, quản lý, giám sát và kiểm soát các vấn đề môi trường một cách toàn diện. Chứng nhận ISO 14001 minh chứng cho cam kết trách nhiệm của doanh nghiệp đối với môi trường, mang lại sự tin tưởng cho khách hàng, nhà đầu tư và cộng đồng. Nó cung cấp một khuôn khổ mà các doanh nghiệp, tổ chức có thể tuân theo, nhằm giảm thiểu những tác động tiêu cực đến môi trường, đảm bảo sự phát triển bền vững cho toàn cầu.
- Bộ tiêu chuẩn ISO 22000: Hệ thống quản lý an toàn thực phẩm.
ISO 22000 là một hệ thống quản lý bao gồm các quy trình, thủ tục và yêu cầu liên quan đến an toàn thực phẩm. Bộ tiêu chuẩn này giúp các doanh nghiệp trong chuỗi cung ứng thực phẩm kiểm soát được các nguy cơ từ khâu nuôi trồng, đánh bắt, sơ chế, chế biến đến khi được sử dụng bởi người tiêu dùng, nhằm đảm bảo an toàn vệ sinh thực phẩm.
Trên đây là 3 bộ tiêu chuẩn phổ biến nhất, ngoài ra còn rất nhiều bộ tiêu chuẩn khác như ISO 13458 (quản lý chất lượng thiết bị y tế), ISO 20000 (Hệ thống quản lý công nghệ thông tin), ISO 26000 (tiêu chuẩn về trách nhiệm xã hội), ISO 45000 (hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp)…
Chứng nhận ISO là gì và tầm quan trọng của nó?
Chứng nhận ISO là kết quả của việc một doanh nghiệp, tổ chức đã được một tổ chức chứng nhận đánh giá chất lượng hệ thống đáp ứng các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO và được cấp giấy chứng nhận ISO hay giấy chứng chỉ ISO. Chứng nhận ISO có thời hạn giá trị trong 3 năm và cần thực hiện đánh giá giám sát 12 tháng một lần.
Chứng nhận ISO mang lại cho doanh nghiệp sản xuất nhiều lợi ích to lớn:
- Giúp doanh nghiệp nâng cao hình ảnh, uy tín đối với khách hàng, đối tác: ISO là chứng nhận quốc tế nên một doanh nghiệp đạt chứng nhận ISO chắc chắn sẽ có phong cách làm việc chuyên nghiệp, sản phẩm và dịch vụ đảm bảo chất lượng. Đặc biệt là khi muốn tiếp cận thị trường nước ngoài thì chứng nhận ISO sẽ tăng cơ hội quảng bá sản phẩm và doanh nghiệp.
- Nâng cao chất lượng quản lý, năng suất lao động và hiệu quả kinh doanh: việc áp dụng các tiêu chuẩn ISO giúp kiểm soát chặt chẽ chất lượng các khâu quản lý, sản xuất, kinh doanh, dịch vụ. Tiêu chuẩn ISO cũng giúp giảm thiểu các rủi ro và lãng phí tài nguyên, từ đó giúp giảm chi phí và giá thành sản phẩm.
- Đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của khách hàng về sản phẩm, dịch vụ
Quy trình cấp chứng nhận ISO 9001:2015
Chứng nhận ISO 9001:2015 nằm trong bộ tiêu chuẩn ISO 9001 về Hệ thống tiêu chuẩn quản lý chất lượng. Phiên bản ISO 9001 đầu tiên được ban hành vào năm 1987 nhằm đánh giá năng lực của tổ chức, doanh nghiệp trong việc đáp ứng yêu cầu của khách hàng. ISO 9001:2015 là phiên bản thứ 5 được ban hành vào ngày 24/09/2015 và vẫn được sử dụng đến nay.
Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 áp dụng cho mọi loại hình tổ chức, không giới hạn về lĩnh vực hoạt động, quy mô, trình độ. Những nguyên tắc quản lý chất lượng trong tiêu chuẩn ISO 9001:2015 thể hiện thông qua:
- Nguyên tắc hướng trực tiếp vào khách hàng: Quy trình sản xuất, kinh doanh phải đề cao yêu cầu của người sử dụng.
- Nguyên tắc về sự lãnh đạo: lãnh đạo cao nhất của tổ chức phải có trách nhiệm cam kết và tuyên bố về sự tuân thủ để dẫn dắt doanh nghiệp theo đúng quy định.
- Nguyên tắc về sự tham gia của mọi người: Mỗi thành viên trong quy trình đều phải biết đến, hiểu rõ và tuân thủ các quy định đã được ban hành.
- Nguyên tắc về sự tiếp cận theo quá trình: Nguyên tắc này có thể được thực hiện bằng chu trình PDCA (Plan – Do – Check – Act) để nắm bắt các cơ hội, ngăn chặn các rủi ro.
- Nguyên tắc về sự cải tiến: Doanh nghiệp cần phải nỗ lực cải tiến không ngừng nghỉ, không chỉ để tốt hơn quá khứ mà còn để đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của khách hàng và thị trường, đưa doanh nghiệp luôn tiến về phía trước.
- Nguyên tắc về quyết định dựa trên bằng chứng: Mọi quyết định không dựa theo ý chí chủ quan mà phải dựa vào bằng chứng, thực tế khách quan để đảm bảo tính chính xác, phù hợp và khả thi.
- Nguyên tắc quản lý mối quan hệ: Doanh nghiệp cần chú trọng mối quan hệ với khách hàng, với đối tác và các bên liên quan, quản lý chúng một cách hài hòa để tránh những xung đột về mặt lợi ích.
Để được cấp chứng nhận ISO 9001:2015 cần trải qua quy trình gồm các bước như sau:
Bước 1: Đăng ký chứng nhận và thỏa thuận với tổ chức chứng nhận
Tổ chức chứng nhận ISO phải là đơn vị được cấp phép của Bộ Khoa học Công nghệ trong lĩnh vực chứng nhận, có tư cách pháp lý rõ ràng. Hiện nay, tại Việt Nam có nhiều tổ chức chứng nhận để doanh nghiệp lựa chọn, nhưng cũng cần lưu ý vì có những tổ chức hoạt động không được cấp phép, chi phí chứng nhận ISO rẻ hơn rất nhiều nhưng giấy chứng nhận lại không có giá trị.
Khi chọn được Tổ chức chứng nhận uy tín, doanh nghiệp cần thoải thuận với Tổ chức chứng nhận thông qua phiếu Đăng ký chứng nhận và Hợp đồng. Những thông tin ban đầu này rất quan trọng cho các bước tiếp theo.
Bước 2: Tổ chức chứng nhận xem xét thông tin và lập kế hoạch đánh giá
Kế hoạch đánh giá bao gồm: thời gian, địa điểm, nội dung đánh giá, thông tin các chuyên gia đánh giá… Dựa vào đó doanh nghiệp sẽ chủ động chuẩn bị các nội dung đánh giá.
Bước 3: Đánh giá tài liệu và đánh giá chứng nhận tại hiện trường
Các chuyên gia sẽ xem xét các tài liệu, quy trình, hướng dẫn… và thực tế sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp có phù hợp với các điều khoản trong tiêu chuẩn ISO 9001:2015 hay không. Việc đánh giá được thực hiện trên nguyên tắc khách quan, độc lập và tuân thủ các quy định của pháp luật. Kết quả đánh giá sẽ là căn cứ xác nhận Hệ thống quản lý của doanh nghiệp có đạt tiêu chuẩn ISO hay không. Trường hợp chưa đủ điều kiện thì doanh nghiệp cần tiếp tục thay đổi, điều chỉnh để đáp ứng các điều kiện cấp chứng chỉ iSO.
Bước 4: Thẩm xét hồ sơ đánh giá và demo Giấy chứng nhận
Sau khi có kết quả đánh giá, tổ chức chứng nhận sẽ thẩm xét và hoàn thiện hồ sơ để cấp giấy chứng nhận. Tổ chức chứng nhận sẽ gửi cho doanh nghiệp một bản demo Giấy chứng nhận để doanh nghiệp kiểm tra lại các thông tin.
Bước 5: Cấp chứng nhận ISO 9001:2015
Sau khi xác nhận thông tin trên chứng chỉ demo, Tổ chức chứng nhận sẽ cấp cho doanh nghiệp chứng nhận ISO và và bàn giao hồ sơ cho khách hàng.
Sau khi được cấp giấy chứng nhận ISO 9001:2015, doanh nghiệp vẫn phải đánh giá, giám sát định kỳ để đảm bảo hiệu lực, hiệu quả của hệ thống. Thời gian giám sát 12 tháng một lần, sau 3 năm chứng nhận hết hiệu lực, cần đăng ký tái đánh giá và trải qua qiu trình như chứng nhận lần đầu.
Bài viết trên đây của Alphavina đã cung cấp cho bạn những thông tin cơ bản về chứng nhận ISO, đặc biệt là quy trình cấp chứng nhận ISO 9001:2015. Hy vọng những thông tin này bổ ích và giúp doanh nghiệp của bạn có định hướng phát triển tốt hơn trong tương lai.
Thông tin liên hệ:
CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ ALPHA VIỆT NAM
Địa chỉ: Số 01-LK31, TDP Quang Minh, Phường Dương Nội, Quận Hà Đông, Thành phố Hà Nội
Văn phòng giao dịch: Số 9, Tổ Dân Phố Chợ, Phường Đại Mỗ, Quận Nam Từ Liêm, Thành phố Hà Nội
Số điện thoại: 0929640863
Tel:(+84)2438399555
Email: info@alphavina.com
